Επεκτείνετε τις δραστηριότητες σας στο εξωτερικό σε τρία βήματα

Τα επαγγελματικά ταξίδια

Το επαγγελματικό ταξίδι θεωρείται σήμερα ως ένα από τα πιο αποτελεσματικά εργαλεία για την εξερεύνηση εμπορικών προοπτικών εξαγωγής. Το επαγγελματικό ταξίδι αποτελεί μια ιδιαίτερα δαπανηρή επένδυση και για αυτόν το λόγο πρέπει να προετοιμάζονται έγκαιρα οι μετακινήσεις ώστε να αποφεύγονται τα άσκοπα έξοδα. Μια σωστή προετοιμασία μπορεί να εξασφαλίσει την επιτυχία της αποστολής. Δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να εισχωρήσει σε νέες εξωτερικές αγορές, να αναζητήσει νέους εμπορικούς εταίρους και να κλείσει νέες συμφωνίες και συμβάσεις με ξένες επιχειρήσεις.
Η οργάνωση ενός επαγγελματικού ταξιδιού χωρίζεται σε τρία βασικά στάδια : την προετοιμασία πριν την αναχώρηση, τη διοργάνωση επί τόπου και τη μετέπειτα παρακολούθηση της αποστολής.

Προετοιμασία πριν την αναχώρηση | Επί τόπου | Μετέπειτα παρακολούθηση

Προετοιμασία πριν την αναχώρηση

Η κράτηση του αεροπορικού εισιτηρίου πρέπει να γίνεται το συντομότερο δυνατόν, ιδίως επειδή δεν διαθέτουν όλοι οι προορισμοί τακτικές πτήσεις. Μια έγκαιρη κράτηση σας επιτρέπει να ζητήσετε προσφορές από διάφορα ταξιδιωτικά γραφεία για να βρείτε την καλύτερη σχέση ποιότητας / τιμής. Σε ορισμένες περιπτώσεις θα χρειαστεί να φτάσετε μια ως δυο ημέρες πριν (κατά το σαββατοκύριακο π.χ) για να έχετε αρκετό χρόνο να συνέλθετε από τη διαφορά ώρας και να προετοιμαστείτε για τα ραντεβού σας.

Η φιλοξενία είναι εξίσου σημαντική με το ταξίδι. Πράγματι, η κράτηση του ξενοδοχείου πρέπει επίσης να γίνεται εκ των προτέρων. Πρέπει να ξέρετε πως τα ξενοδοχεία είναι συχνά πλήρεις κατά την περίοδο των εμπορικών εκθέσεων. Η επιλογή του ξενοδοχείου είναι μια σοβαρή υπόθεση. Πρέπει να ελέγξετε αν υπάρχει δυνατότητα διοργάνωσης συσκέψεων, λήψης φαξ, αν βρίσκεται σε καλή τοποθεσία για να κλείσετε ραντεβού, κυρίως στις μεγάλες πόλεις.

Η προετοιμασία ενός επαγγελματικού ταξιδιού δεν περιορίζεται μόνο στην κράτηση του ξενοδοχείου και των εισιτηρίων. Πριν από οποιαδήποτε αναχώρηση, ο ταξιδιώτης οφείλει να ενημερώνεται για τις τοπικές συνήθειες συλλέγοντας πρακτικές πληροφορίες για τον προορισμό του. Πρέπει να προσαρμοστείτε όσο περισσότερο γίνεται με τα ήθη και τα έθιμα. Αυτές οι πληροφορίες αφορούν το ωράριο των γευμάτων, τα κατάλληλα δώρα ή ακόμα και θέματα ένδυσης. Μπορείτε να τις βρείτε στη στήλη "Καρτέλες χωρών" του παρόντος ιστότοπου.

Πρέπει να προετοιμάσετε έγκαιρα όλα τα έγγραφα που θα χρειαστείτε επί τόπου (φάκελοι, κατάλογοι, κατάλογος τιμών). Τα έγγραφα αυτά πρέπει να μεταφραστούν στη γλώσσα της χώρας προορισμού (ή στα αγγλικά τουλάχιστον). Σε περίπτωση που χρειάζεστε διερμηνέα, σας συμβουλεύουμε να επικοινωνήσετε μαζί του/ της εκ των προτέρων για να τον ενημερώσετε σχετικά με τα προϊόντα ή/ και τις υπηρεσίες σας γιατί εκείνος/εκείνη θα αναλάβει την άμεση προώθηση τους.
Επίσης, μην περιμένετε την τελευταία στιγμή για να ελέγξετε αν έχει λήξει το διαβατήριο σας ή για να ξεκινήσετε τις διαδικασίες απόκτησης βίζας ή για να κάνετε τα απαραίτητα εμβόλια που είναι υποχρεωτικά για ορισμένους προορισμούς. Ο ταξιδιώτης οφείλει επίσης να ελέγξει την εγκυρότητα της πιστωτικής του κάρτας, να προμηθευτεί μια διεθνής άδεια οδήγησης και να έχει μερικά χρήματα σε ρευστά στο νόμισμα της χώρας για να μπορέσει να πληρώσει το ταξί ή να δώσει ένα φιλοδώρημα κατά την άφιξη του.

Επιστροφή στην αρχή

Επί τόπου

Αφού φτάσετε στον προορισμό σας, αφιερώνετε το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου σας στα διάφορα ραντεβού. Πρώτα απ΄όλα πρέπει να επιβεβαιώσετε τα ραντεβού σας ή να προειδοποιήσετε σε περίπτωση καθυστέρησης. Σε κάθε περίπτωση πάντως, ένας εξαγωγέας πρέπει να ξέρει να διαχειρίζεται το χρόνο του και να μη δείχνει πως έχει χάσει τον έλεγχο της κατάστασης (με κίνδυνο να αφήσει μια άσχημη εντύπωση στους μελλοντικούς εταίρους) . Πρέπει να διατηρήσετε μια ευελιξία και να περιορίσετε τον αριθμό των ημερησίων συναντήσεων. Πράγματι, καλύτερα να προβλέψετε μερικές ημέρες παραπάνω, προκειμένου να υπάρχει καλύτερη διαχείριση του χρόνου και να συνεργαστείτε πιο αποτελεσματικά με τους ανταποκριτές σας. Έχει διαπιστωθεί γενικά πως μπορούν να πραγματοποιηθούν 2 ως 4 συναντήσεις μέσα σε μια ημέρα.

Επιστροφή στην αρχή

Μετέπειτα παρακολούθηση

Η παρακολούθηση αποτελεί ίσως το σημαντικότερο στάδιο της αποστολής.

Πράγματι, εκφράζει την υλοποίηση και την εξασφάλιση των επαφών που έχουν θεσπιστεί στο εξωτερικό. Μόλις επιστρέψει, ο εξαγωγέας οφείλει να ευχαριστήσει πάντα ο ίδιος προσωπικά τους ανταποκριτές του και να τους στείλει όλα τα έντυπα που επιθυμούν ή τις πληροφορίες που έχει υποσχεθεί. Μια επιχείρηση που δεν τηρεί αυτήν τη διαδικασία κινδυνεύει να χάσει τις επαφές της. Η εταιρεία πρέπει να εκμεταλλευτεί αμέσως τα αποτελέσματα της αποστολής. Ένας ανταποκριτής που δεν ενεργοποιείται ξανά μέσα στην εβδομάδα που ακολουθεί το ταξίδι είναι σχεδόν σίγουρο πως θα χαθεί. Αυτή η απώλεια επαφών σημαίνει μια εμπορική αποτυχία και απώλεια χρημάτων.

Επιστροφή στην αρχή

Return to top