Η συμμετοχή στα διεθνή εμπορικά γεγονότα είναι ένα άριστο εργαλείο της επιχειρησιακής πρόβλεψης. Πριν προβούν σε οποιαδήποτε κίνηση προς αυτήν την κατεύθυνση, οι επιχειρήσεις ενθαρρύνονται να συμμετέχουν πρώτα σε αυτά τα γεγονότα ως επισκέπτες. Κατά συνέπεια, η επίσκεψη επιτρέπει στην επιχείρηση να επιλέξει μια κατάλληλη στάση έκθεσης, να προετοιμάσει τις στρατηγικές θέσεις για να έχει μια γενική ιδέα πριν συμμετάσχει σε αυτή ως εκθέτης. Περαιτέρω, πρέπει η επιχείρηση να θυμηθεί ότι εάν ένα σταντ έκθεσης είναι ο χώρος για την εύρεση των νέων πελατών, δεν ενδείκνυται να αναζητηθούν εκεί οι κατάλληλοι επιχειρησιακοί συνεργάτες (πράκτορες, εισαγωγείς, διανομείς). Αυτό θα απαιτήσει μια πολύ συστηματική έρευνα στα πλαίσια μιας αποστολής έρευνας αγοράς.
Επίσκεψη μιας έκθεσης | Συμμετοχή σε μια έκθεση | Προετοιμασία | Το κόστος
Η επίσκεψη σε σταντ είναι η πρώτη φάση προετοιμασίας για την έκθεση. Οι επιχειρήσεις επισκέπτονται συχνά τα διεθνή γεγονότα στα πλαίσια της μελέτης αγοράς τους στην οποία επικαιροποιούν τη γνώση τους και για να εξασφαλίσουν τη συγκέντρωση στοιχείων για θέματα που αφορούν τα προϊόντα τους. Ο στόχος της επίσκεψης συνίσταται στην πληροφόρηση όσον αφορά τις τάσεις, τις νέες τεχνολογίες, τα νέα προϊόντα και την σύναψη των πρώτων επαφών. Η επίσκεψη ειδικά σε ένα σταντ έκθεσης επιτρέπει στην επιχείρηση να αποκτήσει μια πρώτη ιδέα των διαφορετικών γεγονότων και να επιλέξει αυτό που θα ήταν πιθανό να είναι κατάλληλο για τα προϊόντα της. Η επίσκεψη σε ένα σταντ έκθεσης απαιτεί σοβαρή προετοιμασία και αποτελεί επένδυση από την οποία πρέπει να αποκομίσει τη μέγιστη δυνατή απόδοση. Είναι αδύνατο να γίνει επίσκεψη σε όλα τα σταντ. Ως εκ τούτου, είναι σκόπιμο ο εκπρόσωπος της επιχείρησης να συμβουλευθεί τους καταλόγους των εκθεμάτων και να προετοιμάσει την επίσκεψη στα στάντ με τον καταλληλότερο τρόπο.
Η συμμετοχή μιας επιχείρησης σε ένα επιχειρησιακό γεγονός είναι ένας καλός τρόπος να αναπτύξει επικοινωνιακή στρατηγική σε διεθνή κλίμακα. Είναι μια ευκαιρία για την επιχείρηση που συμμετέχει να αξιοποιήσει όλες τις ευκαιρίες προκειμένου να αποκομίσει τα μέγιστα ωφέλη που είναι πιθανά από οποιαδήποτε σταντ. Η προετοιμασία ενός σταντ έκθεσης δεν πρέπει να παραμεληθεί. Αν και το κόστος είναι υψηλό, η απόδοση είναι αρκετά μεγάλη (βλ. πίνακα).
Πρίν από οποιαδήποτε ενέργεια , η επιχείρηση πρέπει να ετοιμάσει ένα πλάνο προκειμένου να ρυθμίσει τον διαθέσιμο χρόνο με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Η προετοιμασία είναι μια αποφασιστική φάση καθώς κατά τη διάρκειά της καταδεικνύεται συνήθως η επιτυχία ή η αποτυχία.
Χρονοδιάγραμμα |
Στόχοι που θα ολοκληρωθούν |
Παρατήρησεις |
- 12 μήνες |
|
Όσο νωρίτερα κατοχυρώσει το stand, τόσο περισσότερο θα επωφεληθεί η εταιρεία στο να αποκτήσει στρατηγική θέση. |
- 11 μήνες |
|
Τα προϊόντα πρόκειται να επιλεχθούν σύμφωνα με το επιδιωκόμενο κοινό. |
- 10 μήνες |
|
Η διακόσμηση πρέπει να μελετηθεί αυστηρά δεδομένου ότι έχει την άμεση επίδραση στην απευθείας διέλευση των επισκεπτών. Οι κρατήσεις των ξενοδοχείων πρέπει να είναι δεδομένες διότι κατά τη διάρκεια της έκθεσης τα ξενοδοχεία είναι συχνά πλήρη. |
- 9 μήνες |
|
Η περίοδος σχεδιασμού ποικίλλει ανάλογα με τον τύπο του stand. Ένα εξατομικευμένο stand απαιτεί μια πιο μεγάλη περίοδο απ'ότι απαιτείται για ένα stand που παραδίδεται από το διοργανωτή. Υπόψιν ότι και ο φωτισμός των προϊόντων που εκτίθενται και πρέπει να προσαρμοστεί στον τρόπο μεταφοράς.
|
-8 μήνες |
|
|
- 7 μήνες |
|
Η δραστηριότητα στο χώρο του stand τονίζει τον αντίκτυπο της συμμετοχής. Μερικά stand ξεχωρίζουν από άλλες στάσεις, χάρη σε αυτό το κριτήριο. |
- 6 μήνες |
|
Επιλογή των επαγγελματιών |
- 5 μήνες |
|
Η υποδοχή πρέπει να είναι τέλεια οπότε μια εκπαίδευση πριν την έκθεση είναι συχνά χρήσιμη.
|
- 4 μήνες |
|
Για τη μεταφορά των εμπορευμάτων, είναι σκόπιμο κάποιος να πρέπει να καλέσει μέσα στις υπηρεσίες έναν ειδικό που έχει την εμπειρία σε θέματα εκθέσεων. |
- 3 μήνες |
|
Οι προσκλήσεις είναι τα καλύτερα μέσα για να διασφαλίσουν την άφιξη των επισκεπτών. |
- 2 μήνες |
|
|
- 1 μήνα |
|
|
- Οι τελευταίες μέρες |
|
Η περίοδος φόρτωσης των προϊόντων σε πλοίο στην περίπτωση μακρινών προορισμών και η διαχείριση του stand εξαρτάται από το άνοιγμά του στους εκθέτες. |
Η οργάνωση ενός stand έκθεσης είναι μια δαπανηρή διαδικασία , αλλά πρέπει να θεωρηθεί ως επένδυση.
Οι δαπάνες που πρέπει να ληφθούν υπ' όψη είναι οι ακόλουθες :
Δαπάνες έκθεσης |
|
Δαπάνες διαρρύθμισης |
|
Δαπάνες επικοινωνίας |
|
Δαπάνες σχετικές με τα προϊόντα |
|
Δαπάνες σχετικές με το προσωπικό |
|
Μόλις τελειώσει η έκθεση, είναι απαραίτητο να συνταχθεί ένας απολογισμός της συμμετοχής στο σταντ της έκθεσης. Η ακόλουθη διαδιακασία σχετικά με στο σταντ έκθεσης είναι στρατηγικής σημασίας. Συνίσταται στην αποστολή μέσα στην επόμενη εβδομάδα μερικών εγγράφων στους επισκέπτες και στην ευχαριστία τους για την επίσκεψή τους στο σταντ. Μια σωστή παρακολούθηση εκ των υστέρων επιτρέπει τελικά την έναρξη των διαπραγματεύσεων με τους νέους πελάτες.
Το Υπουργείο Γεωργίας παρέχει επιχορηγήσεις για την προώθηση των γεωργικών προϊόντων αλλά όχι σε τακτή βάση.
Η Emporiki Trade σας προτείνει να προσδιορίσει εμπορικές εκθέσεις που να σας ενδιαφέρουν στις χώρες της επιλογής σας.